Loontransparantie checklist: 12 stappen om vóór 1 januari 2027 klaar te zijn

De wet loontransparantie treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking (zie de actuele stand van zaken). Dat klinkt ver weg, maar de voorbereiding kost gemiddeld zes tot twaalf maanden. Deze checklist zet alle stappen in logische volgorde, zodat je weet waar je staat en wat er nog moet gebeuren.

1. Wijs een eigenaar aan

Loontransparantie raakt HR, finance, juridische zaken en het bestuur. Zonder één verantwoordelijke blijft het overal een beetje liggen. Benoem een projecteigenaar met bevoegdheid en een deadline.

2. Bepaal je categorie

Tel je werknemers. Onder de 100 gelden de kernverplichtingen, vanaf 100 komt de rapportageplicht erbij, met verschillende frequenties voor 100 tot 149, 150 tot 249 en 250+. Zie de drempels uitgelegd.

3. Verzamel de data

Salaris, variabele beloning, toeslagen, secundaire arbeidsvoorwaarden, uren, functie, schaal, dienstjaren, geslacht. Vaak zit dit verspreid over systemen. Breng het samen in één dataset.

4. Voer de nulmeting uit

Bereken de ongecorrigeerde en gecorrigeerde loonkloof per functiegroep. Dit is het vertrekpunt voor alles wat volgt. Stap-voor-stap in de nulmeting.

5. Definieer gelijkwaardig werk

De wet vergelijkt niet alleen gelijke functies, maar ook gelijkwaardige. Gebruik objectieve criteria: vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid, werkomstandigheden. SZW publiceerde hiervoor een handreiking en checklist voor functiewaardering.

6. Breng het functiehuis op orde

Een actueel, consistent functiehuis is het fundament van transparante beloning. Verouderde functiebeschrijvingen en informele inschalingen zijn de grootste bron van onverklaarbare verschillen.

7. Objectiveer inschaling en groei

Leg vast op basis waarvan iemand wordt ingeschaald en doorgroeit. Niet 'wat de vorige verdiende' of 'wat de kandidaat vroeg'. Dit stopt de doorgifte van oude verschillen.

8. Pas werving aan

Salarisbandbreedte vooraf, geen vraag naar huidig salaris, genderneutrale vacatureteksten. Train recruiters en hiring managers. Meer in loontransparantie bij vacatures.

9. Schrap geheimhoudingsbedingen

Bepalingen die werknemers verbieden over hun salaris te praten, verhouden zich niet tot het informatierecht. Controleer arbeidsovereenkomsten en personeelsreglementen.

10. Richt het informatierecht in

Werknemers mogen straks informatie opvragen over gemiddelde beloningsniveaus van collega's met gelijk of gelijkwaardig werk. Zorg voor een proces, een verantwoordelijke en een redelijke reactietermijn.

11. Betrek de ondernemingsraad

De OR krijgt een rol bij de beloningsevaluatie als het verschil boven 5% uitkomt. Betrek de OR nu al, niet pas als het moet. Het voorkomt verrassingen en bouwt draagvlak.

12. Maak een communicatieplan

Transparantie zonder uitleg schept onrust. Bereid voor hoe je leidinggevenden en medewerkers meeneemt in wat er verandert, waarom, en wat het voor hen betekent.

Hoeveel tijd kost dit?

Voor een organisatie van 100 tot 250 werknemers met een redelijk actueel functiehuis: reken op vier tot zes maanden. Is het functiehuis verouderd of ontbreekt het, dan is negen tot twaalf maanden realistischer. Mkb-organisaties die investeren in een functiehuis of HR-cyclus kunnen daarvoor mogelijk gebruikmaken van de SLIM-regeling.

Ik raad je dus aan om zo snel mogelijk te beginnen. Zo creëer je de ruimte om dit in een realistisch tempo op te pakken.