Kort antwoord: de rapportageplicht geldt voor werkgevers vanaf 100 werknemers. Organisaties met 250 of meer werknemers rapporteren jaarlijks, organisaties met 150 tot 249 elke drie jaar, en organisaties met 100 tot 149 elke drie jaar vanaf 2031. Werkgevers onder de 100 hebben geen rapportageplicht, maar wel alle overige verplichtingen.
De rapportageplicht is het onderdeel van de wet loontransparantie dat de meeste vragen oproept, omdat de drempels en termijnen per organisatiegrootte verschillen. Hieronder de uitleg, gebaseerd op de Europese richtlijn en het Nederlandse wetsvoorstel. Let op: de precieze Nederlandse uitwerking kan nog wijzigen tijdens de Kamerbehandeling. Volg de actuele stand.
De drempels
250 of meer werknemers. Jaarlijkse rapportage over de loonkloof tussen mannen en vrouwen. De eerste rapportage volgt in het jaar na inwerkingtreding, over het voorgaande kalenderjaar.
150 tot 249 werknemers. Rapportage elke drie jaar, met de eerste rapportage eveneens kort na inwerkingtreding. In de uitwerking wordt rekening gehouden met de mogelijkheid dat deze organisaties in 2027 rapporteren over kalenderjaar 2026.
100 tot 149 werknemers. Rapportage elke drie jaar, maar met een latere start: de eerste rapportage is voorzien voor 2031.
Minder dan 100 werknemers. Geen rapportageplicht. Wel gelden alle overige verplichtingen: transparantie bij vacatures, het verbod op de salarisvraag, het informatierecht van werknemers en de omgekeerde bewijslast.
Waarover rapporteer je?
De rapportage bevat onder meer de loonkloof tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers, de loonkloof in variabele beloning, het aandeel mannen en vrouwen per beloningskwartiel, en de loonkloof per categorie van werknemers die gelijk of gelijkwaardig werk doen. Die laatste categorie is de lastigste: hij vereist dat je vooraf hebt bepaald welke functies gelijkwaardig zijn. Daarvoor publiceerde SZW een handreiking en checklist voor functiewaardering.
De rapportage wordt gedeeld met werknemers en de ondernemingsraad, en deels openbaar gemaakt. Een deel van de gegevens gaat naar een aan te wijzen instantie.
De 5%-regel
Blijkt uit de rapportage een loonkloof van 5% of meer binnen een categorie van gelijk of gelijkwaardig werk, die niet objectief te verklaren is en niet binnen zes maanden is verholpen, dan volgt een verplichte gezamenlijke beloningsevaluatie met de werknemersvertegenwoordiging. Daarin worden de oorzaken onderzocht en maatregelen vastgelegd. Dit is het moment waarop een cijfer een organisatievraagstuk wordt.
Een rapportage laat zien hoe groot het salarisverschil is, maar verklaart niet waardoor het ontstaat. De echte oorzaken liggen dieper: wie stroomt er door naar het bovenste kwartiel? Wie krijgt de variabele beloningen? En welke functies worden als 'zwaarder' gewogen—en door wie worden die bezet? Een organisatie die deze mechanismen begrijpt, kan gericht sturen en stuit niet verrassend op de 5%-grens. Een Inclusiescan gaat over de patronen in doorstroom, waardering en cultuur die de cijfers verklaren.
Plan een vrijblijvend gesprek →Beginnen vóór het moet
De rapportage over 2026 of 2027 is een momentopname van het beleid dat je nu voert. Salarisverhogingen, promoties, inschalingen van nieuwe medewerkers: alles wat dit jaar gebeurt, kan in de eerste rapportage terechtkomen. Begin daarom met de nulmeting: dezelfde berekening als de rapportage, maar dan intern en zonder verplichtingen. Zo weet je wat er straks naar buiten gaat, en heb je tijd om het te verklaren of te verhelpen.
Bronnen
- Richtlijn (EU) 2023/970 inzake loontransparantie, EUR-Lex
- Newtone, Wat is het wetsvoorstel loontransparantie 2026?
- Brightmine, Wet Loontransparantie: checklist voor werkgevers
- FME, Wet loontransparantie: actuele stand van zaken en voorbereiding voor HR (juli 2026)
- Rijksoverheid, Meer openheid over loonkloof tussen mannen en vrouwen (21 mei 2026)
Loontransparantie is de aanleiding. De werkvloer is de opdracht.
Plan een kennismaking →